Le secrétariat est nouveau dans presque toutes les entreprises et institutions, car il permet d’organiser correctement les documents nécessaires à la gestion de l’ensemble de l’organisation. Le fonctionnement du secrétariat doit être adapté aux nouvelles méthodes de communication et répondre aux besoins en termes de flux d’informations efficace et rapide.
Pour la secrétaire, le programme Internet est la solution la plus appropriée car il ajoute beaucoup d’efficacité au travail avec les listes. Logiciel spécial pour le secrétariat utilisant un certain nombre de fonctions qu'il convient de mentionner comme suit:• des enregistrements de documents (ordres, offres, plaintes, documents d’employés,• Registre de correspondance (entrant et sortant,• Registre des factures d’achat et de vente,• Registre des contractants,• Annuaire des contacts internes,• Carnet d’adresses électronique (avec la possibilité d’adresser des enveloppes,• calendrier des réunions,• Modèles de lettres et de documents.Ayant un programme, le responsable des travaux du secrétariat est avant tout l’occasion de retrouver très intensément tous les textes et toutes les correspondances, grâce à des registres ordonnés dotés d’une fonction de recherche automatique. Grâce au programme, la circulation des documents internes dans l'entreprise change, ce qui inclut certainement toute la création pour les entreprises de grande construction, ainsi que pour un groupe important d'employés. La création de documents et l'envoi d'une grande quantité de correspondance cessent également d'être un fait. Cet outil multifonctionnel peut s’intégrer aux affaires de chaque marque et au type de fonctionnement du secrétariat. Et surtout, grâce au stockage électronique des documents, vous pouvez réduire considérablement la quantité de papier utilisée dans la société et le nombre de classeurs.